Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable y alcance

El responsable del tratamiento de los datos de la plataforma (registro, cuentas, acceso y canales de atención) es Juan Manuel Betancourt Ríos, identificado con C.C. 1.115.077.044, quien opera Contaverso como persona natural. Esta política aplica a los datos personales tratados a través de la plataforma, sus canales de atención y las relaciones necesarias para prestar los servicios contratados.

2. Responsable y Encargado según el tipo de dato

Sobre los datos de registro, cuenta y uso de la plataforma, Contaverso (Juan Manuel Betancourt Ríos) actúa como Responsable del tratamiento.

Sobre la información contable, tributaria, laboral o de terceros que el cliente carga en la plataforma para prestar sus propios servicios (por ejemplo, datos de sus empleados o de personas naturales o jurídicas con quienes tiene relación), el cliente es el Responsable de dicho tratamiento y Contaverso actúa como Encargado, procesando esa información únicamente conforme a las instrucciones y finalidades definidas por el cliente para la prestación del servicio contratado.

3. Datos y finalidades

Podemos tratar datos de identificación, contacto, acceso, información laboral o profesional y la información documental, contable o tributaria que sea suministrada para usar la plataforma. Esto incluye, cuando aplica al módulo de nómina, datos de afiliación al sistema de seguridad social (por ejemplo, la EPS a la que está afiliado un trabajador) necesarios para liquidar los procesos de nómina. Contaverso no procesa datos de estado de salud, diagnósticos ni incapacidades médicas.

El tratamiento se realiza únicamente para:

• Crear, administrar y proteger las cuentas de usuario.
• Prestar los servicios contratados y atender solicitudes de soporte.
• Gestionar documentos, obligaciones, alertas y controles asociados a la operación contable, tributaria y de nómina.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y de seguridad.
• Prevenir accesos no autorizados, fraude, errores e incidentes de seguridad.

4. Automatización e inteligencia artificial

Contaverso podrá emplear herramientas de automatización, análisis documental e inteligencia artificial, propias o de terceros que actúen como encargados tecnológicos, para apoyar la prestación de los servicios contables, tributarios, administrativos y de información empresarial.

Estas herramientas se utilizan para organizar información, extraer y estructurar datos, elaborar borradores, resúmenes, alertas, análisis de apoyo y funcionalidades relacionadas con los servicios contratados. Los resultados generados son auxiliares: no sustituyen el análisis, la validación ni el criterio profesional.

La aceptación, presentación, firma o decisión final sobre declaraciones, informes, certificados, registros, recomendaciones o actuaciones contables y tributarias corresponde al usuario y, cuando aplique, al contador público o profesional responsable designado por este, cuyo criterio y experiencia profesional son la base de la calidad de estos servicios. Esta regla no limita los deberes propios de Contaverso sobre confidencialidad, seguridad y tratamiento autorizado de los datos.

5. Confidencialidad, proveedores tecnológicos y transferencia internacional

El acceso a los datos se limita a las personas y sistemas que lo requieren para las finalidades informadas. Cuando sea necesario para operar la plataforma, Contaverso podrá transmitir información a proveedores tecnológicos nacionales o internacionales que actúen por cuenta de Contaverso y bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado a las instrucciones recibidas.

Entre estos proveedores se incluyen servicios de inteligencia artificial y procesamiento en la nube ubicados fuera de Colombia, lo que implica una transferencia internacional de datos. Dicha transferencia se realiza bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad exigibles a esos proveedores, y únicamente para las finalidades descritas en esta política.

Los controles técnicos, contractuales y operativos aplicables a esos tratamientos se administran en los registros internos de privacidad y seguridad de Contaverso.

6. Mecanismo de autorización

La autorización del titular se obtiene mediante la aceptación expresa de esta política al momento de crear su cuenta en la plataforma (casilla de aceptación). Para titulares con cuentas creadas con anterioridad a la publicación de esta política, la autorización se solicitará mediante comunicación con un enlace de aceptación, cuyo registro queda almacenado como constancia de la manifestación de voluntad del titular.

7. Derechos de los titulares

El titular puede conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre el uso dado a sus datos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y solicitar la supresión cuando sea procedente.

Para ejercer estos derechos o presentar una consulta o reclamo, escriba a admin@contaverso.com, indicando su nombre, medio de contacto y la solicitud concreta. Podremos solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante y proteger la información.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de su recibo, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al solicitante el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, en los plazos que autoriza la ley.

8. Conservación y cambios

Conservaremos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales o contractuales aplicables y la atención de eventuales reclamaciones. Los cambios sustanciales a esta política serán informados por medios razonables antes de su aplicación.